僕は始めた、現場監督のための効率的コミュニケーション戦略　電話はやめた

はい、施工管理見習いのしゅんです。

最近、たまたまだとは思うのですが、電話が長い人が多すぎる

打ち合わせ、段取りのことであるのは重々承知でわ有るが、1回が30分以上、、、

これほど長いのが1日4件、すべての電話の内容のほとんどがメールや資料、計画書ベースで文章や図で確認できるはずなのに。

もっと個々で結論づけてからはなしてほしいな。

ということでいまからはじめよう、基本電話はでないキャラになるために、職人さんの電話はでるが、管理側の人間は、ただショートメール、通常メールは最速で返すぞ。

今日はそんな電話の使い方について記事を書いてまいりたいと思います。

目次

電話のデメリット

基本のスタイルはメール段取り

最大化された自分の活動(他人のペースをなくす)

◯電話のデメリット

デメリット

1. 時間の奪い合い: 電話は相手の時間を奪い、自分の時間も奪います。突然の電話は相手の業務を中断させ、効率を低下させる可能性があります。また、電話をかける自分自身もその間、他の仕事ができなくなります。これは、計画的に業務を進めたい現場監督にとって大きな障害となります。
2. 情報の伝達ミス: 電話でのやり取りは、聞き間違いや伝え漏れが発生しやすいです。特に騒がしい現場環境では、相手の声が聞き取りにくく、重要な情報が正確に伝わらないことがあります。この結果、誤解やミスが発生しやすくなります。
3. 記録が残らない: 電話での会話は記録が残りにくいため、後で内容を確認したり、第三者に説明する際に困ることがあります。メールやチャットのような文書でのコミュニケーションとは異なり、電話では後で内容を確認する手段が限られています。
4. 即答のプレッシャー: 電話ではその場での即答が求められることが多く、考える時間が十分に取れないことがあります。これにより、判断ミスや不完全な指示が出てしまう可能性があります。

メリット

1. 迅速な対応: 電話は迅速なコミュニケーション手段であり、緊急の問題や即時対応が必要な状況で非常に有効です。メールやメッセージよりも早く反応が得られるため、急を要する場面では重要な手段となります。
2. 直接の対話: 電話では直接相手の声を聞くことができるため、ニュアンスや感情を把握しやすいです。これにより、誤解が生じにくく、信頼関係を築きやすくなります。
3. 複雑な内容の説明: 複雑な内容や詳細な説明が必要な場合、電話での対話は効率的です。文字では伝わりにくい細かなニュアンスや、即座の質問応答が可能になるため、理解が深まりやすいです。

結論　電話で仕事には確かにメリットもありますが、時間の奪い合いや情報の伝達ミスといったデメリットを考慮すると、特に計画的な業務進行が求められる現場監督にとっては慎重な運用が求められます。電話を使用する際には、その緊急性や内容の重要度を見極め、最適なコミュニケーション手段を選択することが重要です。

◯メール段取りのメリット

1. 時間の最大化: メールは送受信のタイミングを双方が自由に選べるため、相手の業務を中断させることなく、こちらも自分のペースで仕事を進めることができます。これにより、効率的な時間管理が可能となり、生産性が向上します。
2. 正確な情報伝達: メールでは文章として記録が残るため、情報の伝達ミスが減り、後から内容を確認したり、第三者に説明したりする際にも便利です。誤解や伝達漏れを防ぐことで、業務のスムーズな進行が期待できます。
3. 思考の時間確保: メールでは即答のプレッシャーが少なく、十分に考えた上で返信することが可能です。これにより、より正確で適切な判断ができ、指示や対応の質が向上します。
4. トレースと追跡の容易さ: メールのやり取りは全て記録に残るため、進捗状況の把握や過去のやり取りの確認が容易です。これにより、プロジェクト管理が効率的に行えます。

自分へのメリット

1. 効率的な業務管理: メール段取りを基本スタイルにすることで、業務の優先順位を自分でコントロールしやすくなります。これにより、重要な業務に集中する時間を確保でき、全体の業務効率が向上します。
2. ストレスの軽減: 突然の電話対応に追われることが減り、計画的に仕事を進められるため、業務上のストレスが軽減されます。これにより、冷静かつ効果的な対応が可能となります。
3. プロフェッショナルな印象の向上: メールでのコミュニケーションは、詳細な説明や文書化された指示を含むため、業者に対してプロフェッショナルな印象を与えることができます。これにより、信頼関係の構築がよりスムーズになります。

結論　業者とのコミュニケーションにおいて基本のスタイルをメール段取りにすることは、双方の時間を最大限に活用し、効率的で正確な業務遂行を可能にします。これにより、自分自身の業務管理能力が向上し、現場の円滑な運営に大きく貢献することができるでしょう。

◯自分の活動を最大化する働き方の大切さ

自分の活動を最大化するためには、他人のペースに振り回されない働き方が重要です。電話による突発的な対応に追われることなく、自分のペースで計画的に仕事を進めることで、効率的な業務遂行が可能となります。これにより、次のような利点が得られます。

1. 集中力の向上: 自分の時間を自由に管理できるため、重要な業務に集中する時間が増えます。これが、より高い成果を生む基盤となります。
2. ストレスの軽減: 突然の電話対応が減ることで、業務上のストレスが軽減されます。これにより、冷静かつ効果的な対応が可能となり、全体のパフォーマンスが向上します。
3. 計画的な業務遂行: 計画に基づいた業務遂行が可能となり、プロジェクト全体の進行が円滑になります。これが、最終的な成果物の質の向上につながります。

結論

メール段取りを基本のスタイルとすることで、業者とのコミュニケーションを効率化し、双方の時間を最大限に活用できます。これにより、自分自身の活動を最大化し、他人のペースに振り回されることなく計画的に業務を進めることができるのです。現場監督としての職務をより効果的に遂行するためには、メールを中心としたコミュニケーション手段を活用し、自己管理能力を高めることが不可欠です。